Wie Unified Communications die Arbeitsabläufe vereinfacht

Unified Communications ist in aller Munde. Was viele als ein Schlagwort abtun, kann Unternehmen deutlich dabei helfen Kommunikationsabläufe zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern. 

Bei Unified Communications geht es nicht ausschließlich darum, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter besser erreichen können, obwohl das für viele Firmen natürlich eine attraktive Option ist. Zu einem immer wichtigeren Thema wird es aber für viele Firmen auch, die Zusammenarbeit intern, mit externen Partnern, Zulieferern oder Partnern zu vereinfachen. Collaboration  rückt damit in den Vordergrund.

Denn immer mehr arbeiten Angestellte nicht mehr in einem Firmengebäude zusammen, sondern bilden räumlich und organisatorisch verteilte Teams. Die Mitglieder solcher Teams müssen immer häufiger Absprachen und Entscheidungen über räumliche Distanzen treffen, weil sie mit Kollegen über mehrere Standorte, Abteilungen und sogar Kulturkreise hinweg zusammenarbeiten. Auch neue Organisationsstrukturen und Arbeitsweisen führen zu Veränderungen, wenn zum Beispiel Mitarbeiter nicht länger ausschließlich im Büro vor Ort sind. Das stellt neue Anforderungen an eine intensive, effiziente und vor allem zeitnahe Kommunikation und Zusammenarbeit, damit Reibungsverluste vermieden werden können.

Durch die neuen Herausforderungen in Unternehmen steigen vielfach der Abstimmungs- und Koordinationsaufwand unter einer Vielzahl an Beteiligten – sowohl unter den Mitarbeitern als auch gegenüber Kunden und Partnern. Gleichzeitig stehen die Unternehmen jedoch unter Druck: Sie müssen ihre Ausgaben senken oder mit gleichen oder sogar weniger finanziellen Mitteln mehr Ausgaben realisieren. Die Reduzierung von Dienstreisen steht für viele Firmen deshalb nicht nur unter ökologischen Gesichtspunkten auf der Agenda.

Neben E-Mail, Fax und SMS rücken daher echtzeitbasierte Anwendungen in den Mittelpunkt, die eine Kommunikation ohne spürbare zeitliche Verzögerung ermöglichen. Durch integrierte Anwendungen, die verschiedenen Kommunikationskanäle (E-Mail, Telefon) mit Anwendungen für die Zusammenarbeit (Instant Messaging, Videokonferenzen) in einer Umgebung vereinen, lassen sich Austauschprozesse beschleunigen, vereinfachen und nicht zuletzt günstiger gestalten.

Damit Unternehmen den maximalen Nutzen aus Unified Communications und Collaboration ziehen können, benötigen sie stabile und verlässliche Infratrukturen sowie eine Kombination aus breitbandigen Datendiensten und innovativen Zusatzanwendungen. Denn nur dadurch lässt sich der unterbrechungsfreie Informationsfluss tatsächlich in so hoher Qualität gewährleisten, dass auch unter Zeitdruck Abstimmungen und Entscheidungen jederzeit problemlos so problemlos möglich sind, als würden alle Mitarbeiter zusammen in einem Büro sitzen.