Auf dem Weg zur Verwaltung 4.0: So gelingt der digitale Wandel

Bei der Digitalisierung öffentlicher Dienste hat Deutschland noch Nachholbedarf: Zwar wurden in den vergangenen Jahren viele richtige Impulse gesetzt, doch gerade im Vergleich zu den europäischen Nachbarn fallen wir noch weit zurück. Deutschlandweit zeigen erste Leuchtturmprojekte, wie die Digitalisierung erfolgreich gelingen kann.

Online Shopping, online Banking – analoge Bürgerämter? Auch wenn in den letzten Jahren schon einiges passiert ist und der Bedarf an digitalen Lösungen zumindest grundsätzlich erkannt wurde: Bei der Digitalisierung der Verwaltung belegt Deutschland keine Spitzenposition. Eine Erhebung der EU sieht Deutschland bei der Digitalisierung öffentlicher Dienste sogar nur auf Platz 21. Spitzenreiter sind Estland, Spanien, Dänemark, Finnland und Lettland.

Doch die Erwartungen gehen auch hierzulande klar in diese Richtung: Wer rund um die Uhr einkaufen oder Bankgeschäfte erledigen kann, möchte auch bei Verwaltungsangelegenheiten nicht an Öffnungszeiten gebunden sein. Dabei reicht es nicht aus, einzelne Services im Internet abzubilden oder auf Mobilgeräten verfügbar zu machen. Vielmehr geht es darum, bestehende Verwaltungsprozesse und -leistungen zu evaluieren und zu schauen, wie man sie durch digitale Tools und Angebote noch besser und serviceorientierter gestalten kann.

Zudem ergeben sich nicht nur für Bürger viele Vorteile – auch die Verwaltungen selbst können von der Digitalisierung in großem Maße profitieren. Denn für sie ist es eine Chance, Prozesse zu verschlanken und die interne Effizienz zu steigern. Abläufe können vereinfacht, beschleunigt und transparenter gemacht werden. Das spart neben Zeit vor allem auch Kosten.

Der Anfang ist gemacht – und jetzt?

Erste Ansätze lassen sich bereits erkennen: So gibt es seit 2010 den elektronischen Personalausweis, einige Bürgerämter bieten Terminbuchungen und ausgewählte Services online an. Die Bundesregierung hat mit dem E-Government-Gesetz von 2013 zudem den rechtlichen Rahmen für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beschlossen und so die Weichen für die digitale Zukunft gestellt. Durch das 2017 verabschiedete Onlinezugangsgesetz wurden diese Bestrebungen weiter unterstützt: Das Gesetz verpflichtet Bund und Länder, bis spätestens 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten. Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung am 3. Juni dieses Jahres darüber hinaus ein kurzfristiges Konjunktur- und Krisenbewältigungspaket beschlossen. Dieses Paket beinhaltet umfassende Investitionen in verschiedene Digitalisierungsprojekte der öffentlichen Verwaltung –Ziel ist die Digitalisierung der gesamten Daseinsvorsorge. Die vorgesehenen Gelder sollen u. a. in die Förderung von Smart Cities, digitalen Identifizierungsmöglichkeiten für Bürger, den Glasfaser- und 5G-Ausbau aber auch in die Digitalisierung von Schulen fließen. Zudem soll die Umsetzung der im Rahmen des Onlinezugangsgesetz gesteckten Ziele beschleunigt werden – denn aktuell ist hier noch viel zu tun.

Laut Einschätzungen von Experten hat das vor allem damit zu tun, dass die vorhandenen digitalen Angebote bisher nur wenig Anklang finden. Fragt man nach dem warum, wird deutlich, dass dies vor allem auf die mangelnde Nutzerfreundlichkeit zurückzuführen ist. Ein Teufelskreis: Denn werden die Anwendungen nicht genutzt, wird auch nicht in deren Weiterentwicklung oder gar neue digitale Angebote investiert. Stand heute sind die Benutzeroberflächen – sowohl für externe als auch interne Anwendungen – stark veraltet und aufwendig in der Handhabung.

Eine weitere Herausforderung: Häufig fehlen auf Seiten der Verwaltungen das Know-how und die Bereitschaft für einen Kulturwandel. Alleine die Umstellung von papiergebundenen Verfahren auf elektronische Prozesse bedeutet mitunter eine große Veränderung. Dieser Umstellungsprozess kann nur unter Einbezug und mit Unterstützung der Mitarbeitenden umgesetzt werden. Gleichzeitig ist es entscheidend, Kompetenzteams aufzubauen und in das Know-how der Mitarbeitenden zu investieren und dieses weiterzuentwickeln.

Karlsruhe und Schleswig-Holstein: Zwei Positivbeispiele

Inzwischen gibt es aber auch einige „Leuchtturmprojekte“ die zeigen, wie es funktionieren kann: In Karlsruhe wurde im April 2019 z. B. das erste digitale Bürgerbüro in Baden-Württemberg eröffnet. An unterschiedlichen Selbstbedienungs-Terminals stehen den Bürgern dort zahlreiche Serviceangebote zur Verfügung. So können sie u. a. polizeiliche Führungszeugnisse anfordern, Online-Anträge einreichen oder Abholtermine für Sperrmüll beantragen. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich im städtischen Netz statt – das garantiert ein Höchstmaß an Datensicherheit.

Auch in Schleswig-Holstein hat man die Zeichen der Zeit frühzeitig erkannt: Bereits 2016 beauftragte Dataport, der IT-Dienstleister der Verwaltung in Schleswig-Holstein, 1&1 Versatel damit, die Schulen, Landesdienststellen, Behördenstandorte und kommunalen Standorte an das Glasfasernetz anzubinden. Damit hat das Land frühzeitig die Voraussetzungen für jegliche Digitalisierungsvorhaben geschaffen. Denn diese können nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die technischen Voraussetzungen stimmen. Dazu gehört vor allem eine hochperformante Internetanbindung mit entsprechender Bandbreite. Glasfaser ist die einzige Technologie, die den steigenden Bandbreitenbedarf auch langfristig abdecken kann. Mit Übertragungsgeschwindigkeiten von bis zu 100 GBit/s ist Glasfaser nahezu unbegrenzt skalierbar. Darüber hinaus ermöglicht die Technologie hohe symmetrische Bandbreiten – also gleiche Geschwindigkeiten im Up- und Download – die Bandbreite ist garantiert und Glasfaser ist deutlich störungsresistenter. Herkömmliche Kupferleitungen oder Koaxialnetze haben hier das Nachsehen und auch in Sachen Geschwindigkeit können diese längst nicht mithalten.

Aktuelle Studie der Hertie School of Governance und der Beratungsagentur Next:Public

Insbesondere die Corona-Pandemie hat das Thema Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung noch einmal deutlich in den Fokus gerückt: Die herausfordernde Situation hat die Rahmenbedingungen, Arbeitsabläufe und Prozesse grundlegend verändert. Verwaltungen mussten kurzfristig reagieren, um Bürgern weiterhin alle Services anbieten zu können. Wie Verwaltungen und deren Mitarbeitende mit der Krisensituation umgegangen sind bzw. umgehen, untersucht derzeit eine Studie der Hertie School of Governance und der Beratungsagentur Next:Public mit Unterstützung u. a. von 1&1 Versatel. Die Befragung läuft noch bis zum 14. August 2020. Behörden und ihre Mitarbeitenden sind herzlich dazu eingeladen daran teilzunehmen und die Befragung zu teilen. Diese finden Sie hier.

1&1 Versatel ist an Ihrer Seite!

Damit die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltungen gelingt, müssen also nicht nur digitale Serviceangebote geschaffen werden – auch die infrastrukturellen Voraussetzungen müssen stimmen. Dazu gehört eine leistungsfähige IT-Umgebung aber auch eine veraltete Telekommunikationsinfrastruktur mit geringer Bandbreite ist ein echtes Digitalisierungshemmnis. Öffentliche Verwaltungen sollten jetzt Gigabit-fähig gemacht werden, damit der digitale Wandel gelingen und die sich bietenden Potenziale voll ausgeschöpft werden können.

Wir beraten Sie gerne: Weitere Informationen zur Zukunftstechnologie Glasfaser und unseren Tarifen finden Sie auf der Produktseite. Zudem steht Ihnen Stefan Kondmann, Vertriebsleiter Bund und Länder bei 1&1 Versatel, jederzeit für Rückfragen zur Verfügung. Entweder telefonisch unter 089 95465300 oder per E-Mail: Stefan.Kondmann@1und1.net.